Universitetskanslersämbetet är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som myndigheten bestämmer ändamål och medel för. Vi behandlar till exempel personuppgifter i myndighetens ärendehantering, vid hantering av inkomna frågor och vid anmälan till våra evenemang.

Här ger vi övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som vi är personuppgiftsansvarig för och som till stor del innebär kontakt med allmänheten. Samtliga behandlingar sker med stöd av dataskyddsförordningen (GDPR).

Allmän information om dataskyddsförordningen och exempelvis dataskyddsombudets roll i en organisation finns på tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) hemsida: www.imy.se.

Dataskyddsombud

Vårt dataskyddsombud är Mats Herling, Insatt AB. Dataskyddsombudet arbetar självständigt i förhållande till myndigheten. I dataskyddsombudets uppgifter ingår bland annat granska och ge råd kring myndighetens efterlevnad av dataskyddsförordningen.

Så här behandlar UKÄ personuppgifter

• Offentlighetsprincipen

UKÄ är en myndighet och meddelanden som skickas till oss blir därför som regel allmän handling som diarieförs, registreras och som vid en begäran om utlämnande kan lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Ett utlämnande kan inkludera personuppgifter. Den behandling av personuppgifter som krävs enlig offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

• Förfrågningar inklusive frågor ställda via ”Fråga juristerna”

UKÄ behandlar personuppgifter för att kommunicera med den som ställt frågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

• Tillsyn

UKÄ behandlar personuppgifter om kontaktperson för tillsynsobjektet och vid tillsynsanmälan från annan part, exempelvis en student, även dennes personuppgifter. Uppgifterna används för att kommunicera med parterna och utreda ärendet. Behandlingen är nödvändig som en del i vår myndighetsutövning.

• Statistik, granskning och utvärdering

UKÄ behandlar personuppgifter i den utsträckning som krävs för att fullfölja sina uppdrag som officiell statistikmyndighet inom högskoleområdet och för att kunna granska utbildning, forskning och samverkan. Behandlingen är nödvändig som en del av vår myndighetsutövning.

• Anmälan till seminarier och evenemang

UKÄ behandlar personuppgifter i samband med anmälan till våra evenemang. Behandlingen sker för att administrera anmälan och för att följa upp evenemangen. Den rättsliga grunden är dels fullgöra det avtal som ingåtts vid anmälan och dels utföra en uppgift av allmänt intresse.

• Prenumeration på nyhetsbrev

UKÄ behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av vårt nyhetsbrev och behandlingen sker för att UKÄ ska kunna skicka nyhetsbrevet. Den rättsliga grunden för behandlingen är allmänt intresse.

• Podd

UKÄ behandlar personuppgifter om gäster i vår podd ”Ämbetet”. Syftet är att informera om UKÄ:s verksamhet och den rättsliga grunden är allmänt intresse.

• Ansökan om arbete

UKÄ behandlar uppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till UKÄ. Personuppgifterna behandlas för att UKÄ ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i vår myndighetsutövning.

• Uppgifter om anställda

UKÄ behandlar personuppgifter i vår personaladministrativa verksamhet för flera olika ändamål kopplade till våra anställda. Dessa behandlingar är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse, är nödvändiga för utförandet av en uppgift om allmänt intresse eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter till enskilda som vänt sig till myndigheten. Om ärendet i grunden avser en organisation (till exempel ett lärosäte) och en kontaktperson har utsetts av organisationen behandlas namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen. Ärenden som registreras och diarieförs får ett diarienummer.

I ärenden som rör kvalitetsgranskning, utvärdering och examenstillstånd behandlar vi personuppgifter som exempelvis namn och kontaktuppgifter för externa bedömare.
För gäster till vår podd Ämbetet behandlas normalt sett namn, kontaktuppgifter och bild. Kontaktuppgifter publiceras inte.

I handlingar och meddelande som skickas in till UKÄ förekommer ofta andra typer av personuppgifter. De behandlas genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt.

Hantering av känsliga personuppgifter

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till myndigheten. Dessa uppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas. Uppgifterna registreras inte särskilt. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse.

UKÄ behandlar även känsliga personuppgifter om anställda såsom facklig tillhörighet och hälsouppgifter. Detta sker eftersom vi har rättsliga förpliktelser gentemot våra anställda.

De som kan ta del av uppgifterna

Medarbetare på UKÄ kommer ta del av uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. UKÄ kan behöva lämna ut personuppgifter till den som är part i ärende för att leva upp till reglerna om kommunicering och partsinsyn. Även utlämnande av personuppgifter förekommer vid begäran om utlämnande av allmän handling enligt offentlighetsprincipen (se ovan).

UKÄ använder sig i vissa fall av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med instruktioner och ändamål som UKÄ har lämnat för behandlingen.

Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av fler uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med UKÄ omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

Personuppgiftsbiträden kan vara olika typer av leverantörer till UKÄ, till exempel för leverans av IT-tjänster.

Period under vilken personuppgifterna sparas

Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att vi ska bevara allmänna handlingar. UKÄ följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande lagstiftning och myndighetens dokumenthanteringsplan. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. Handlingar som inte är att ses som allmänna är exempelvis utkast till beslut och minnesanteckningar som inte har arkiverats.

Ansökningshandlingar som inte avser den som har fått tjänsten eller person som har överklagat tillsättningsbeslutet gallras två år efter att anställningsbeslutet vunnit laga kraft.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos UKÄ vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör vår behandling kan du vända dig till vårt dataskyddsombud eller till registrator.

• Rätt till tillgång

Du kan begära att få ett besked om vi behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få information om dessa behandlingar, ett så kallat registerutdrag.

• Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

• Rätt att göra invändningar

Du har rätt att när som helst invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Om UKÄ inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta med behandlingen ska behandlingen upphöra.

• Rätt till begränsning

Du har i vissa fall möjlighet att kräva en begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, under en viss tid, möjlighet att stoppa UKÄ från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra myndigheten från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.

• Rätt till radering

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag eller framgår av en allmän handling har UKÄ ingen möjlighet att radera uppgifterna.

• Rätt att flytta dina personuppgifter

Om vi behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Om du har synpunkter på UKÄ:s behandling av dina personuppgifter

Du har möjlighet att lämna synpunkter på UKÄ:s behandling av dina personuppgifter. Beslut som myndigheten meddelar i egenskap av personuppgiftsansvarig får överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Du kan även inge ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är tillsynsmyndighet.

Information om hur du ska gå till väga finns på IMY:s webbplats www.imy.se.